Die zunehmende Bedeutung der elektronischen Kommunikation und Datenhaltung in der öffentlichen Verwaltung und die
technische Entwicklung hin zu service-orientierten Architekturen sowie die Erkenntnis, dass Projekte zur Einführung
IT-gestützter Verwaltungsarbeit maßgeblich durch organisatorische Anforderungen geprägt sind, machen eine intensivere
Zusammenarbeit der Fachgremien von KoopA ADV und IMK erforderlich. Überdies zeigen die praktischen Erfahrungen,
dass verstärkt Organisations-Know-How in die Fortentwicklung des DOMEA-Konzeptes eingebracht werden sollte.
Der KoopA und der UA AV des AK VI der IMK haben daher beschlossen, in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe folgende
Aufgabenstellungen zu bearbeiten:
- Ermittlung des Ist-Standes bei der Einführung und Nutzung von DMS/VBS (Analyse der Schwachstellen, Probleme und
positiven Erfahrungen sowie Erarbeitung einer allgemeinen Einschätzung der Situation).
- Prüfung des Standes von XArchiv und XDOMEA aus Sicht der Vorgangsbearbeitung und Erarbeitung von Vorschlägen zu
deren Fortschreibung.
- Formulierung von Vorschlägen und Grundaussagen zur weiteren Vorgehensweise bei der Anwendung von DMS/VBS-Produkten
und ggf. Fortschreibung des DOMEA-Organisationskonzeptes.
Zur Erarbeitung von notwendigen konkreten Vorgaben für die Verwaltungspraxis und zur Begleitung der
Fortführung und Neuausrichtung des DOMEA-Konzepts und des Anforderungskatalogs wurde gemeinsam von KoopA und UA AV die
Arbeitsgruppe "IT-gestützte Verwaltungsarbeit" gegründet. Die AG übernimmt die Nachfolge der bisherigen KoopA Projektgruppe
"IT-gestützte Vorgangsbearbeitung".
Die AG wurde im April 2008 gegründet und soll folgende Aufgaben wahrnehmen:
- Erstellung von kurzen Grundsatzpapieren zu folgenden Themen:
- Regelungen im Umgang mit E-Mail
- Kriterien für die Aktenrelevanz von Dokumenten und Unterlagen unter Rückgriff auf z. B. im Schriftgutbereich
bereits vorhandene Definitionen
- Umgang mit internen und externen elektronischen Signaturen
- Rechtsichere Speicherung von elektronischen Daten
- Kommunikation mit anderen Gremien und Arbeitsgruppen, sowie mit Lösungsanbietern und Beratungsdienstleistern
- Begleitung und Qualitätssicherung der DOMEA-Fortentwicklung und Erarbeitung von Vorschlägen zur inhaltlichen
Fortschreibung des DOMEA-Konzepts
- Entwicklung von Kriterien für die Modularisierung des Anforderungskatalogs
