Kernaussagen des Handlungsleitfadens

1. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung ist ein komplexes Thema, dem eine hohe strategische Bedeutung zukommt. Von ihr wird ein Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung, Effektivitätssteigerung und Rationalisierung erwartet. Ziel des Handlungsleitfadens ist es, eine praktische Hilfestellung für die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung zu geben. Die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung bedarf einer differenzierten Betrachtung der jeweiligen Einsatzfelder und Ausgangssituationen. Abhängig von der Zielsetzung vermittelt der Handlungsleitfadens notwendige Überlegungen, Festlegungen und Handlungen. Er fasst bisherige Erfahrung und Konzepte zusammen und soll als Anstoß für eigene Planungen dienen.
2. Verwaltungshandeln ist Vorgangsbearbeitung. Vorgangsbearbeitung ist so vielfältig wie das Verwaltungshandeln. Der Handlungsleitfaden beschreibt die Besonderheiten der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung und widmet sich damit einem Thema, das bisher in der Fachliteratur vernachlässigt wurde. Es werden die zentralen Begriffe definiert, die fachlichen Zusammenhänge in einem Modell der Vorgangsbearbeitung beschrieben und eine Zielarchitektur zur technischen Realisierung entworfen.
3. Ziel der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung ist die Einführung der elektronischen Akte zur rechtsverbindlichen Dokumentation des Verwaltungshandelns. Dies hat eine grundlegende Umstellung der bisherigen Arbeitsweise zur Folge. Daher ist die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung von Anfang an eine technisch-organisatorische Aufgabe. Mit der Einführung eines noch so funktionsfähigen technischen Systems allein ist es nicht getan. Es sind auch immer organisatorische Regelungen betroffen und neue erforderlich. Organisatoren und IT-Verantwortliche müssen auf das engste zusammenarbeiten.
4. Die Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung ist eine komplexe Aufgabe, die ein schritt- und stufenweises Vorgehen erfordert. Dies betrifft vor allem:

• den Ausbau der technischen Infrastruktur
• die Umstellung der Organisation und die Umsetzung neuer Regelungen
• den individuellen Lernprozess (Qualifikation)
• die Verfügbarkeit geeigneter technischer Lösungen
• die Bereitstellung ausreichender Finanzmittel
• das Erreichen der notwendigen Akzeptanz auch bei der Leitungsebene.
• die Ausrichtung an den gesetzlichen Rahmenbedingungen

  Selbst wenn die finanziellen und technischen Ressourcen kurzfristig bereitgestellt werden könnten, erfordert eine erfolgreiche Einführung ausreichend Zeit.

5. Die Bewältigung des Medienbruchs ist auf absehbare Zeit eines der größten Probleme. Das papierlose Büro wird nach heutigem Erkenntnisstand in der öffentlichen Verwaltung nicht erreicht. Die rechtsverbindliche Anerkennung elektronischer Dokumente ist Voraussetzung der Einführung der elektronischen Akte.