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1. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung: der heutige Stellenwert
Konzepte der
IT-gestützten Vorgangsbearbeitung werden heute im harten Kampf um
Finanzmittel, Modernitätsansprüchen und Wunschvorstellungen aus der
politischen Ebene ständig mit neuen Trends konfrontiert:
- Internet - kein Dorf ohne Homepage!
fordern die Visionäre,
- Netzcomputer - Informationstechnik jetzt zum halben Preis!
glauben die Haushalter,
- 2000 - Umstellung, Euro-Umstellung - danach sehen wir weiter!
zögern die Pessimisten.
Ist IT-gestützte Vorgangsbearbeitung
mega out? Oder haben wir bereits alles erreicht? Abgrenzungen und
Zusammenhänge lassen sich am besten am konkreten Beispiel aufzeigen.
Wenn Sie heute ein einigermaßen modernes Internet - Angebot gestalten
wollen, gehören auf jeden Fall interaktive Funktionen dazu,
beispielsweise die Bestelloption für weiterführendes
Informationsmaterial. Diese Möglichkeit wird dann - zum Erstaunen der
Internet-Kritiker - auch tatsächlich oft genutzt und führt zu internen
Arbeitsvorgängen, die organisiert werden müssen. Das geschieht am
besten gleich IT-gestützt, denn die Kundenanforderungen an die
Schnelligkeit der Reaktion sind - medienbedingt - sehr hoch, und die
Nachfragemengen sind nicht im voraus kalkulierbar. Damit soll
aufgezeigt werden, daß IT-gestützte Vorgangsbearbeitung nicht ein
beliebiger Trend der Informationstechnik ist, den man mitmachen kann
oder auch nicht. Wie der Name sagt, soll die gesamte Verwaltungsarbeit,
die auf der Bearbeitung von Vorgängen aufbaut, in einem
gesamtheitlichen Ansatz mit den verschiedenen Hilfsmitteln der
Informationstechnik unterstützt werden.
Hinter einem guten Internet-Angebot ...
... steckt immer eine gute, IT-gestützte Vorgangsbearbeitung !!!
Über die kürzesten und besten Wege zu einem Schlanken Staat
wird auf vielen Veranstaltungen diskutiert, und Informations- und
Kommunikationstechnik ist dabei immer die Basisinfrastruktur.
Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung ist jedoch mehr als
der Einsatz eines Workflowsystems, mehr als die Verbesserung der
elektronischen Post durch Laufwegverfolgung und elektronische Regelung
der Vertretung. Systeme und Konzepte, die die Bearbeitungsschritte des
Sachbearbeiters wie Informationsbeschaffung, Kommunikation usw. draußen
vor lassen, werden nicht die gewünschten Erfolge in Bezug auf
Bearbeitungsgeschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit bringen. Die
vielfältigen Integrationsbeziehungen zu anderen Systemkomponenten
erfordern eine technisch orientierte Definition von Schnittstellen und
Richtlinien aber auch eine Einbettung in organisatorische Konzepte und
eine längerfristige Zeit- und Stufenplanung. Man kann und muß ein
Einsatzkonzept für IT-gestützte Vorgangsbearbeitung heute beginnen,
wird aber erst fertig sein, wenn auch der letzte Sachbearbeiterplatz
ausgestattet ist. Darin liegt m. E. das Grundproblem der bisherigen
Behandlung des Themas:
IT-gestützte Vorgangsbearbeitung ist das IT-Gesamtkonzept.
2. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung: der Handlungsleitfaden
Der Handlungsleitfaden
IT-gestützte Vorgangsbearbeitung enthält neben einer Einführung und
allgemeinen Hinweisen zur Benutzung die Kapitel:
- Definitionen, Besonderheiten und Beispiele der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung,
- ein Referenzmodell, mit dem auch die zuvor beschriebenen Beispiele dargestellt werden,
- die Anforderungen an die Grundfunktionen und die Systemarchitektur,
- ein Vorgehenskonzept,
- Realisierungsansätze und Stolpersteine, auf die man achten sollte.
Eine umfangreiche Liste mit Hinweisen
auf weitere Informationsquellen, Veröffentlichungen, interne Berichte,
Gutachten und Empfehlungen ergänzt diese Teile und ermöglicht eine
weiterführende Bearbeitung des Themas.
Der Handlungsleitfaden
bietet Ihnen eine begleitende Orientierung für die Gestaltung des
eigenen Weges zur zukünftig vollständig IT-gestützten
Verwaltungsarbeit.
3. IT-gestützte Vorgangsbearbeitung : eine kleine Link-Liste
In dieser Tabelle sind interessante Informationsquellen aufgeführt.
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