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Mit der Zielarchitektur
wird im Kapitel 5 des "Handlungsleitfaden IT-gestützte
Vorgangsbearbeitung" ein modulares System von Funktionen bzw.
Softwarebausteinen beschrieben, mit denen die Vorgangsbearbeitung in
der öffentlichen Verwaltung vollständig informationstechnisch
unterstützt werden kann. Dabei soll der Begriffsbestandteil
"Architektur" ausdrücken, dass es nicht nur um eine Aufzählung von
Funktionen geht, sondern auch funktionale Zusammenhänge erläutert
werden. In der Zielarchitektur -
Handlungsleitfaden IT-gestützte Vorgangsbearbeitung - werden auf der
obersten Ebene vier Funktionskomplexe unterschieden:
- die Arbeitsplatzkomponente,
- die Schriftgutmanagementkomponente,
- die Vorgangssteuerungskomponente und
- die Arbeitsgruppenkomponente.
Mit
der Bezeichnung "Zielarchitektur" wird ausgedrückt, dass die Einführung
einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nicht die einmalige Anschaffung
eines Komplettsystems bedeutet, sondern als ein kontinuierlicher Prozess
der Weiterentwicklung einer informationstechnischen Infrastruktur zur
Erledigung von Geschäftsvorfällen gesehen werden muss. Die einzelnen
Komponenten sollten soweit wie möglich durch Standardsoftware
realisiert werden.
Arbeitsplatzkomponenten
Grundlage der
Zielarchitektur zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung ist die
flächendeckende Einführung von Textverarbeitungssystemen und E-Mail,
mit denen die elektronische Erstellung und Verteilung von Dokumenten
bereits praktiziert wird. Von Vorteil sind die Einführung und Nutzung
moderner Bürokommunikationswerkzeuge (Tabellenkalkulation,
Terminkalender, Adressverwaltungsprogramme, Grafik- und
Annotationswerkzeuge sowie Viewer und Browser für das Lesen und
Bearbeiten von Dokumenten unterschiedlichen Speicherungsformats). Für
eine IT-gestützte Vorgangsbearbeitung sind sämtliche
Arbeitsplatzkomponenten so weit es geht in die Zielarchitektur zu
integrieren. Das bedeutet, von allen genannten Komponenten am
Arbeitsplatz muss auf die Vorgangssteuerungskomponente und die
Schriftgutmanagementkomponente zugegriffen werden können.
Eine weitere Anforderung
an die Arbeitsplatzausstattung besteht in der Funktion einer
elektronischen Signatur, mit der sich die Beteiligten an der
Vorgangsbearbeitung vertrauenswürdig identifizieren und authentisieren
können.
Schriftgutmanagementkomponente
Schriftgut nimmt
aufgrund der Forderung nach Transparenz des Verwaltungshandelns in der
öffentlichen Verwaltung einen hohen Stellenwert ein. Deshalb spielt die
Schriftgutmanagementkomponente eine zentrale Rolle. Auch sie ist
modular - entsprechend den anfallenden Aufgaben - aufgebaut und enthält
folgende Komponenten:
- Die Registraturkomponente dient der
Erfassung, Verwaltung (z.B. Wiedervorlage) und Recherche der zum
Schriftgut gehörigen Metainformationen.
- Scanner und Texterkennungssoftware ermöglichen die Integration von Papierschriftgut.
- Die Archivkomponente dient
der Speicherung der Primärinformationen elektronischer Dokumente in den
Phasen der Bearbeitung und auf Dauer. Sie sollte die Möglichkeit
bieten, je nach Verwendungszusammenhang unterschiedliche Ablagen
einzurichten. Damit ist die Ablage für das allgemeine Schriftgut im
Sinne einer Registraturablage gemeint, aber auch die Möglichkeit zur
Einrichtung persönlicher Ablagen, auf die nur ein Benutzer zugreifen
kann, sowie die von Gruppenablagen zur Teamarbeit.
- Mit der
Volltextretrievalkomponente wird erreicht, dass entsprechend der
unterschiedlichen Teilbereiche auch die Recherche und der Zugriff auf
den Datenbestand der Archivkomponente unterschiedlich realisiert sein
kann, nämlich sowohl strukturiert über Metainformationen als auch
mittels Volltextrecherche.
- Konvertierungsprogramme
stellen sicher, dass ein Transformieren unterschiedlicher Formate
erfolgt. Dies ist hinsichtlich der Benutzung unterschiedlicher
Bürokommunikationswerkzeuge von Bedeutung aber auch für die
langfristige Aufbewahrung von Schriftgut.
- Im Rahmen der
Vorgangsbearbeitung kann ein Dokument in unterschiedlichen Versionen,
die unterschiedliche Bearbeitungsstände widerspiegeln, vorhanden sein.
Hier muss eine Versionsverwaltung zur Verfügung stehen, die eng mit der
Vorgangssteuerungkomponente und den Werkzeugen der Arbeitsplatzumgebung
gekoppelt ist.
Vorgangssteuerungskomponente
Die
Vorgangssteuerungskomponente fasst die Funktionen zum Weiterleiten von
Schriftstücken, Vorgängen oder Akten bzw. von Teilvorgängen oder Teilen
von Akten zusammen. Aufgrund der funktionalen Anforderungen müssen drei
Übermittlungsvarianten vorgesehen werden, nämlich
- der durch den direkten bearbeiterinitiierten Versand einzelner Schriftstücke entstehende Dokumententransfer (Ad Hoc - Ansatz),
- die durch Bearbeitungs- und
Protokollinformationen zu Verfügungen bzw. Geschäftsgangvermerken
initiierte Laufwegsteuerung (Hybrid-Ansatz) und
- das durch Definition von Abläufen in Form von Vorgangsmodellen erforderliche Vorgangsmangement (Workflow-Ansatz).
Arbeitsgruppenkomponente
Die
Zielarchitektur sollte für die Telekooperationsunterstützung offen
sein. Das bedeutet, dass die Einbindung von Telekooperationswerkzeugen
wie application sharing, Audio- und Videokomponenten, mit denen zwei
oder mehrere Bearbeiter zeitgleich ein Dokument bearbeiten, betrachten,
annotieren und darüber reden können, prinzipiell möglich sein sollte.
Muster einer Leistungsbeschreibung
Als ein
interministerielles Projekt des Landes wird die it-gestützte
Vorgangsbearbeitung derzeit in Nordrhein-Westfalen - federführend durch
das Ministerium für Schule und Weiterbildung - pilotiert. Aufsetzend
auf den Erfahrungen mit der selbst entwickelten Schriftgutverwaltung
soll nun die IT-Unterstützung auf die Vorgangsbearbeitung ausgeweitet
werden. Hierzu wird im Rahmen der europaweiten Ausschreibung eine
umfassende Leistungsbeschreibung erstellt, die sich an der
Zielarchitektur des Handlungsleitfadens orientiert. Nach Abschluss des
vergaberechtlichen Verfahrens beabsichtigt die KoopA-AG "IT-gestützte
Vorgangsbearbeitung", diese Leistungsbeschreibung so weit zu
verallgemeinern, dass sie als ein Muster einer Leistungsbeschreibung zur
Beschaffung und Realisierung einer it-gestützten Vorgangsbearbeitung
Interessierten zur Verfügung gestellt werden kann. Damit wird eine
erste praktische Umsetzung der Zielarchitektur des Handlungsleitfadens
voraussichtlich zum Jahresende zur Verfügung stehen.
Die
Musterleistungsbeschreibung beansprucht natürlich nicht
Allgemeingültigkeit, im Gegenteil, es wird darauf ankommen, für
konkrete Vorhaben die entsprechenden Spezifika der jeweiligen vor Ort
anzutreffenden Situation einzuarbeiten. Aber im Sinne des
Handlungsleitfadens wird auch die Musterleistungsbeschreibung ein
Leitfaden zur Erstellung einer eigenen Leistungsbeschreibung sein und
deutlich machen, wie die abstrakte Ebene der Zielarchitektur praktisch
mit Leben gefüllt werden kann und sie wird eine konkrete Hilfe für den
Arbeitsalltag.
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